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科文招就发〔2012〕11号 关于2012级新生档案材料归档的通知
2012年09月21日10:23   浏览:2225次  

江苏师范大学科文学院文件

 

科文招就发〔201211


 

关于2012级新生档案材料归档的通知

各系学工办,各新生班级:

根据《江苏师范大学科文学院学生档案管理办法(修订)》的有关规定,为了确保新生档案材料完整、准确和系统地归档保存,更好地为广大同学服务,现就做好2012级新生已形成的各类档案材料的搜集、归档工作通知如下:

一、归档范围

(一)2012级普招新生

1.高考报名材料(电子档案):《江苏省普通高等学校招生考生报名登记表》和《江苏省普通高等学校招生考生体格检查表》;

2.毕业材料:原就读中学提供的毕业生登记表、共青团的材料以及成长规划书等材料;

3.奖励材料:原就读中学提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料;

4.处分材料:原就读中学提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料;

5.组织材料:中共正式党员或中共预备党员的组织材料;(组织材料另行搜集和归档至相应系学生党支部)

6.更正材料:相关部门提供的更改姓名、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料,个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料;

7.可供组织参考的其他材料。

以上12类材料为学生档案必备材料,不得缺失。

(二)2009级专转本学生

1.高考报名材料(电子档案):《江苏省普通高等学校招生考生报名登记表》和《江苏省普通高等学校招生考生体格检查表》;

2.学习材料:原就读高校提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单以及实习鉴定表;

3.毕业材料:原就读高校提供的毕业生登记表、共青团的材料以及入党申请书等材料;

4.奖励材料:原就读高校提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料;

5.处分材料:原就读高校提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料;

6.组织材料:中共正式党员或中共预备党员的组织材料(组织材料另行搜集和归档至相应系学生党支部);

7.更正材料:相关部门提供的更改姓名、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料,个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料;

8.可供组织参考的其他材料。

以上123类材料为学生档案必备材料,其中2中各科类成绩单需提供两份,原件一份(装入学生档案),复印件一份(按学号排序,由班主任自行存放)。

(三)2010级专转本学生

1.高考报名材料(电子档案):《江苏省普通高等学校招生考生报名登记表》、《江苏省普通高等学校招生考生体格检查表》以及加盖原就读高校公章的当年《新生录取名册》复印件;

2.学习材料:原就读高校提供的已完成的主修、选修、辅修等各科类成绩单;

3.党团材料:原就读高校提供的共青团的材料以及入党申请书等材料;

4.奖励材料:原就读高校提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料;

5.处分材料:原就读高校提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料;

6.组织材料:中共正式党员或中共预备党员的组织材料(组织材料另行搜集和归档至相应系学生党支部);

7.更正材料:相关部门提供的更改姓名、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料,个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料;

8.可供组织参考的其他材料。

以上123类材料为学生档案必备材料,其中2中各科类成绩单需提供两份,原件一份(装入学生档案),复印件一份(按学号排序,由班主任自行存放)。

二、归档要求及注意事项

(一)新生档案材料必须是学生入学前在原就读学校办理完毕的正式文件材料,要完整齐全,做好统计,如实填写《2012级新生档案条目明细表》(见附件1),并告知学生,如有缺失,要求学生积极向原就读学校索取。

(二)新生档案材料要统一使用专用档案袋封装,需将档案袋上的信息填写完整,归档的各项材料在档案袋材料名称目录中需一一标明。严禁扣留材料。

(三)新生档案材料的整理要统一、规范,团员证、获奖证书原件等发放给学生本人的材料,不属于归档范围。

(四)各系学工办应在1010日前2012级新生档案材料规整完毕。档案袋封口折叠(勿封口),按照学号排序,妥善保管。

(五)各系学工办应严格执行《江苏师范大学科文学院学生档案管理办法》(修订),对新生档案实行动态管理,及时补充学生在大学期间产生的各种档案材料。

(六)学院将组织专人检查各系学工办学生档案归档工作,检查结果将纳入各系年度就业工作考核。

 

附件1:2012级新生档案条目明细表.xls

附件2:江苏师范大学科文学院学生档案管理办法(修订).doc

 

一二年九月十八